Electronic Data Interchange (Accountingpedia)

Pengertian

EDI, yang merupakan singkatan dari Electronic Data Interchange, adalah komunikasi antar kompanan dokumen bisnis dalam format standar. Definisi sederhana dari EDI adalah format elektronik standar yang menggantikan dokumen berbasis kertas seperti pesanan pembelian atau faktur. Dengan mengotomatisasi transaksi berbasis kertas, organisasi dapat menghemat waktu dan menghilangkan kesalahan mahal yang disebabkan oleh pemrosesan manual.

Jenis dasar transmisi EDI

  • Point-to-point or direct connections: Dua komputer atau sistem terhubung tanpa perantara melalui internet, umumnya dengan protokol yang aman.
  • Value-added network (VAN): Jaringan pihak ketiga mengelola transmisi data, umumnya dengan paradigma tinju surat.

Keuntungan EDI

Transaksi EDI sangat penting untuk proses B2B dan terus menjadi sarana pilihan untuk bertukar dokumen dan transaksi antara bisnis kecil dan besar.

Ada lima manfaat bisnis utama yang diberikan oleh teknologi EDI melalui otomatisasi dan integrasi B2B:

  • Teknologi EDI menghemat waktu dan uang melalui otomatisasi proses yang sebelumnya dilakukan secara manual dengan dokumen kertas.
  • Solusi EDI meningkatkan efisiensi dan produktivitas karena lebih banyak dokumen bisnis yang dibagikan dan diproses dalam waktu yang lebih singkat dengan akurasi yang lebih baik.
  • Transfer data EDI mengurangi kesalahan melalui standarisasi yang kaku, yang membantu memastikan informasi dan data diformat dengan benar sebelum memasuki proses bisnis atau aplikasi.
  • Integrasi EDI meningkatkan ketertelusuran dan pelaporan karena dokumen elektronik dapat diintegrasikan dengan berbagai sistem TI untuk mendukung pengumpulan, visibilitas, dan analisis data.
  • Otomatisasi EDI mendukung pengalaman pelanggan yang positif dengan memungkinkan pelaksanaan transaksi yang efisien dan pengiriman produk dan layanan yang cepat dan andal.

Implementasi EDI

Untuk beberapa perusahaan, EDI mungkin sulit untuk diterapkan. Salah satu alasannya adalah kebutuhan untuk mengikuti perubahan peraturan, standar, dan pembaruan pemerintah. Ini juga secara inheren kompleks, karena perlu mengakomodasi kompleksitas kebutuhan bisnis global. Misalnya, setiap mitra dagang dalam jaringan B2B dapat memberikan persyaratan individu. Meskipun dua mitra mungkin menyetujui dokumen EDI mana yang akan digunakan, masing-masing dapat memiliki persyaratan pemformatan unik yang perlu didukung. Faktor-faktor ini, dan lainnya, telah menyebabkan banyak organisasi mengalihdayakan solusi EDI mereka.

Baik in-house atau outsource, ada beberapa kondisi dasar, kemampuan dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan EDI secara efektif. Selain faktor-faktor seperti kesepakatan tentang jenis dokumen, metode transmisi yang aman, dan perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan, implementasi EDI yang efektif harus mempertimbangkan:

  • Perangkat lunak penerjemahan atau pemetaan

Jenis perangkat lunak transformasi ini mengambil bidang seperti nama, alamat, jumlah mata uang, nomor bagian dan jumlah, dan memetakannya dari format aplikasi bisnis ke dalam dokumen standar dan sebaliknya.

  • Batch enveloping atau kemampuan de-enveloping

Kemampuan ini mendukung kumpulan pesan EDI yang besar dengan memungkinkan pengirim dan penerima untuk membungkus dan membuka transaksi. Transaksi kemudian dapat dikelompokkan dari atau dibagi menjadi beberapa divisi atau area bisnis rekanan perdagangan.

  • Mekanisme perutean pesan

Setelah pesan di-de-enveloped, mekanisme perutean diperlukan untuk menyortir pesan untuk grup yang berbeda dan mengirimkannya ke target yang sesuai. Transformasi pesan mungkin juga diperlukan untuk memasukkan pesan ke dalam format yang benar untuk tujuannya.

  • Perjanjian Mitra Dagang (TPA)

TPA menjelaskan syarat dan ketentuan, menetapkan standar untuk dokumen bisnis dan mendefinisikan komunikasi dan protokol bisnis antara mitra dagang.

https://www.ibm.com/topics/edi-electronic-data-interchange

Leave a Reply